Восстановление кадрового учета — сложный и трудоемкий процесс, который включает приведение в порядок всех документов, связанных с сотрудниками компании. Часто проблемы с кадровым учетом возникают из-за отсутствия систематического подхода или недостаточной квалификации кадровых специалистов. Ошибки в документации, пробелы в трудовых договорах, отсутствие необходимых приказов — все это требует внимания и исправления. Восстановление кадрового учета позволяет привести всю кадровую документацию в соответствие с законодательством, минимизируя риски при проверках и обеспечивая корректное взаимодействие с сотрудниками.
Что включает восстановление кадрового учета:
- Аудит текущего состояния документов
Первым этапом восстановления является проведение аудита всей кадровой документации. Проверяется наличие и правильность заполнения трудовых договоров, личных дел сотрудников, приказов о приеме, переводах, увольнениях, табелей учета рабочего времени и других документов. На этом этапе выявляются пробелы и ошибки в оформлении.
- Исправление ошибок и заполнение недостающих документов
После аудита проводится исправление выявленных ошибок и оформление недостающих документов. Например, если отсутствуют приказы о переводах или изменениях условий труда, они создаются и подписываются задним числом с соблюдением всех юридических норм. Также вносятся исправления в личные дела сотрудников и трудовые книжки.
- Приведение трудовых договоров в соответствие с требованиями Трудового кодекса
Трудовые договоры проверяются на соответствие требованиям Трудового кодекса РФ. Это включает проверку на наличие всех обязательных условий: должностные обязанности, режим работы, условия оплаты труда. При необходимости вносятся изменения и дополнения, чтобы договоры соответствовали актуальным нормам законодательства.
- Оформление личных дел сотрудников
Личные дела сотрудников должны содержать все необходимые документы: копии паспорта, трудового договора, медицинских справок (при необходимости), аттестационных листов и других документов. Если какие-то документы отсутствуют, они запрашиваются у сотрудников или восстанавливаются через архивы.
- Проверка табелей учета рабочего времени
Табели учета рабочего времени должны точно отражать количество отработанных часов, отпуска, больничные и другие периоды отсутствия сотрудников. Ошибки в табелях могут привести к некорректным расчетам заработной платы и отпускных. В процессе восстановления проверяется правильность заполнения табелей и их соответствие фактическим данным.
- Создание и оформление приказов и распорядительных документов
Все приказы о приеме, увольнении, отпусках, командировках, изменениях условий труда и другие распорядительные документы должны быть оформлены в соответствии с законодательством. Если какие-то документы отсутствуют или были оформлены с нарушениями, они пересматриваются и корректируются.
Преимущества передачи кадрового учета на аутсорсинг
- Полное восстановление кадровой документации с учетом требований трудового законодательства РФ
- Аудит и исправление всех документов без отвлечения штатных сотрудников
- Создание недостающих кадровых документов и восстановление личных дел сотрудников
- Гарантия соблюдения всех юридических норм при восстановлении учета
- Обеспечение прозрачности и готовности кадрового учета к проверкам со стороны контролирующих органов
Передача восстановления кадрового учета на аутсорсинг освобождает компанию от рутинной и трудоемкой работы, давая уверенность в том, что все документы приведены в порядок и соответствуют законодательным требованиям.